Der Cloud Telefonanlage Vergleich: Finde die beste Lösung für dein Unternehmen!

Das Telefon ist für dein Team ein wichtiger Kommunikationskanal? In diesem Artikel erfährst du, wie moderne Unternehmen heute telefonieren und wie du deine alte Telefonanlage ohne Aufwand digitalisierst und modernisierst.

Das Stichwort lautet: Cloud-Telefonie. Alles, was du dafür brauchst, ist eine virtuelle Telefonanlage und die passende Software. Für eine erste Orientierung stelle ich für dich die wichtigsten Cloud-Telefonie Anbieter im Vergleich gegenüber.

Von ISDN zu IP Telefonie über virtuelle Telefonanlagen

Fast 30 Jahre lang haben Privatpersonen und Unternehmen über ISDN Integrated Services Digital Network) telefoniert. Mittlerweile ist das ISDN-Netz der Internettelefonie gewichen. Man spricht auch von VoIP-Telefonie (Voice over IP), was nichts anderes als Telefonieren über das Internet-Protokoll (IP) bedeutet.

Nachdem das ISDN-Netz in Deutschland 2022 abgeschaltet wurde, ist VoIP aktuell der Status quo für das Festnetz. Natürlich ist es auch möglich, mit Microsoft Teams zu telefonieren oder komplett auf Video-Calls umzusteigen. In vielen Bereichen ist das Telefon allerdings unverzichtbar. Hier lohnt sich die Überlegung, auf eine virtuelle Telefonanlage umzusteigen.

Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Früher gab es physische Telefonanlagen, über die Telefone mit einer bestimmten Rufnummer oder einer Nebenstelle verbunden wurden. Solche Anlagen waren teuer in der Anschaffung und Wartung.

Heute ist das nicht mehr notwendig: Moderne Unternehmen nutzen zum Telefonieren das Internet und virtuelle Telefonanlagen. Um virtuell telefonieren zu können, braucht dein Unternehmen

• internetfähige Endgeräte
• eine passende Software und
• virtuelle Telefonnummern.

Während Telefonnummern früher an physische Telefonleitungen und Standorte gebunden waren, werden virtuelle Telefonnummern über das Internet verwaltet. Das macht sie standortunabhängig und flexibel skalierbar.

Was sind internetfähige Endgeräte?

Für die Nutzung von VoIP kommen verschiedene Endgeräte infrage, zum Beispiel:

• IP-Telefone
• Softphones
• herkömmliche ISDN-Telefone mit Adapter

Zur Erklärung: Unter Softphones versteht man Software, die Telefonfunktionen auf Computern oder mobilen Geräten bereitstellt. Ein bekannter Anbieter in diesem Bereich ist Zoiper.

Um analoge Telefonanlagen auf VoIP umzurüsten, sind sogenannte SIP-Trunks notwendig. SIP steht für Session Initiation Protocol. Dabei handelt es sich um ein Netzprotokoll, das VoIP in Echtzeit ermöglicht.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Du kennst das Prinzip sicher von Softwarelösungen: Früher war es üblich, Programme lokal auf dem Rechner oder auf unternehmenseigenen Servern zu installieren. Heute stehen dagegen viele Softwaretools als Cloud-Lösung im Browser bereit.

Genauso ist es bei Telefonanlagen: Sie werden heute entweder lokal in den Räumlichkeiten von Unternehmen betrieben oder in Form von Cloud Telefonanlagen in einem externen Rechenzentrum.

Eine Cloud-Telefonanlage bietet meist ähnliche Funktionen wie eine lokale Lösung, zum Beispiel

• Weiterleitungen von Anrufen,
• Aufzeichnen von Anrufen,
• interne Durchwahlnummern,
• Voicemail-Funktionen oder
• Konferenzschaltungen.

Diese und weitere Funktionen einer Cloud-Telefonanlage lassen sich bequem über den Browser konfigurieren.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer Telefonanlage aus der Cloud telefonieren die Mitarbeiter deines Unternehmens nicht über eine Festnetzleitung, sondern über das Internet. Das Prinzip ist schnell erklärt: Sprachsignale werden digitalisiert und als Datenpakete via IP-Protokoll an das andere Ende der virtuellen Leitung übertragen.

Die Verarbeitung und Übertragung der Sprachdaten erfolgt entweder innerhalb der lokalen Telefonanlage deines Unternehmens oder über die Cloud-Telefonanlage im Rechenzentrum des Anbieters deiner Wahl.

Virtuell telefonieren: Über Cloud-Telefonanlagen oder lokale Lösungen?

Ein wichtiger Unterschied zwischen einer Cloud-Telefonanlage und einer lokalen Lösung ist der Ort, an dem Sprachdaten verarbeitet werden. Mit einer Cloud-Lösung verwaltet dein Unternehmen die Telefonkommunikation über das Internet. Bei einer lokalen Lösung betreibst du eine physische Telefonanlage vor Ort.

Bei den Funktionen beider Varianten gibt es keine großen Unterschiede. Allerdings bietet die Cloud-Telefonie einige Vorteile gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen. Eine in der Cloud gehostete Anlage ist

• skalierbar
• flexibel
• wartungsarm
• günstiger in der Anschaffung
• funktionaler
• einfacher zu bedienen und einzurichten

Im Gegensatz zu einer lokalen Hardware-Telefonanlage ist die Cloud-Version außerdem standortunabhängig nutzbar.

Natürlich ist auch eine Cloud-Telefonanlage nicht perfekt: Um sie zu nutzen, ist ein Internetanschluss erforderlich. Darüber hinaus funktioniert das Telefonieren nicht, wenn der Strom ausfällt.

Wie kann ich die Kosten einer Cloud-Telefonanlage kalkulieren?

Du überlegst, deine Telefonanlage zu modernisieren? Welche Kosten dabei auf dich zukommen, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• Zunächst kommt es darauf an, ob du schon eine Telefonanlage in Betrieb hast oder bei null anfängst.
• Außerdem spielt die Anzahl der Nebenstellen eine Rolle: Wie viele Nutzer sollen am Ende über die Anlage telefonieren können?
• Darüber hinaus spielt der Funktionsumfang eine Rolle, die deine Cloud-Anlage bieten soll.
• Um über das Internet telefonieren zu können, ist ein Internetanschluss mit genügend Bandbreite für eine hohe Sprachqualität verfügbar.
• Zum Telefonieren benötigen deine Mitarbeiter entsprechende Hardware, zum Beispiel Mobiltelefone oder Headsets zum Anschluss an den Arbeits-Laptop.
• Natürlich kommt es auch auf den Tarif an, den du wählst – bei Cloud-Anlagen ist es üblich, pro Monat und Nutzer oder für das ganze Jahr zu zahlen.

Für wen lohnt sich eine Cloud-Telefonanlage?

Du fragst dich, ob Cloud-Telefonie für dein Unternehmen eine geeignete Lösung ist? Grundsätzlich bietet eine Cloud-Telefonanlage sowohl für kleine als auch große Unternehmen Vorteile. Besonders spannend ist die Lösung allerdings für Start-ups und kleine und mittelständische Unternehmen.

Um eine Cloud-Telefonanlage einzurichten, brauchst du keine große IT-Abteilung und du musst dich nicht von Anfang an auf einen Funktionsumfang und die Zahl der Nutzer festlegen. Stattdessen erhältst du eine flexible Telefonie-Lösung, die mit deinem Unternehmen und seinen Anforderungen wächst.

Vorteile bietet eine Cloud-Anlage auch für Unternehmen, die auf Remote-Work im Homeoffice setzen oder deren Mitarbeiter im Außendienst tätig sind. Denn Cloud-Telefonie ermöglicht deinem Team ortsunabhängige Kommunikation und Flexibilität bei der Geräteauswahl.

Das Gute ist: Bei der Cloud-Telefonie gehst du kein Risiko ein. Du kannst die Lösung erst einmal ausprobieren und bei Bedarf auf eine lokale Lösung umsteigen. Allerdings sind viele User so sehr von ihrer Cloud-Telefonanlage überzeugt, dass sie ihre Vorteile nicht mehr missen wollen.

Telefonanlagen im Vergleich: Das sind die 9 wichtigsten Cloud-Telefonanlagen Anbieter

Es gibt zahlreiche Cloud-Telefonanlagen Anbieter in Deutschland, die ihr Angebot auf die Bedürfnisse verschiedener Kunden zuschneiden. Damit du dich orientieren und deine eigene Recherche informiert starten kannst, findest du im Folgenden wichtige Anbieter im Vergleich.

Placetel

Bei Placetel erhält dein Unternehmen eine Cloud-Telefonanlage mit vielen Integrationen, die sich flexibel anpassen lässt. Damit ist Business-Kommunikation für Teams jeder Größe und unabhängig von ihrem Standort möglich. Ein besonderes Feature des Anbieters ist die Möglichkeit, das Tool als Call-Center-Software zu nutzen und Anrufe besser zu verteilen.

Vorteile von Placetel:

• vorhandene Geräte zum Telefonieren nutzen
• Einrichtung, Verwaltung und Bestellungen per Webportal
• alle Telefonanlage-Features auf dem Smartphone nutzbar
• Rufnummernmitnahme möglich
• individueller Funktionsumfang pro Mitarbeiter
• Instant Messaging über IP-Endgeräte möglich
• für Vieltelefonierer lassen sich Flatrates ins deutsche Festnetz oder ins Mobilfunknetz hinzubuchen
• ab 4,90 € im Monat je Teilnehmer
• 30 Tage kostenlos testen

Yuutel

Yuutel betreibt nicht nur Cloud-Telefonanlagen, sondern auch ein eigenes Telefonnetz. Deshalb sind die Services des Anbieters optimal an die eigene Netzinfrastruktur angepasst. Das Versprechen von Yuutel: Mit den Lösungen des Anbieters sparst du 50 % der Kosten deines alten Systems.

Insgesamt liegt der Fokus bei yuutel auf sehr gutem Kundenservice und spricht somit mittelgroße und große Unternehmen an, die eine Telefonanlage ab 10 Teilnehmer bzw. Kanälen suchen. 

Vorteile von Yuutel:

• über 150 Funktionen verfügbar
• persönlicher 24/7-Support
• monatlich kündbar
• 14 Tage lang kostenlos testen
• verschlüsselt telefonieren über Rechenzentren in Österreich
• ab 5,90 € im Monat je Teilnehmer
• Yuutel bietet einen Selbsttest an, mit dem du mit wenigen Klicks die geeignete Kommunikationslösung für dein Unternehmen findest.

Inopla

Inopla ist ein Full-Service-Anbieter für intelligente Telekommunikation, der bei der Weiterentwicklung seiner Telekommunikationslösungen großen Wert auf Nachhaltigkeit und Qualität legt. Die Sprachqualität wird vom Unternehmen zum Beispiel rund um die Uhr überwacht, um ein hohes Niveau zu gewährleisten. Die Software wird in Deutschland entwickelt.

Vorteile von Inopla:

• über 200 Basisfunktionen
• Autoprovisionierung für das zentrale Verwalten und Konfigurieren beliebig vieler Endgeräte
• Allnet-Flats zubuchbar
• monatlich kündbar
• kostenloses Softphone im Business-Tarif verfügbar
• Serverstandort in Deutschland
• ab 8,50 € pro Nutzer und Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Sipgate

Sipgate war laut eigenen Angaben der erste VoIP-Anbieter in Deutschland. Die Cloud-Telefonanlage des Anbieters wird direkt am Firmensitz in Düsseldorf entwickelt. Deshalb stehen den Kunden Weiterentwicklungen schnell und ohne Umwege zur Verfügung. Die Cloud-Anlage ist nutzerfreundlich und lässt sich flexibel anpassen.

Vorteile von Sipgate:

• Handy als vollwertige Nebenstelle nutzen
• nahtlose CRM-Integration
• Datenverarbeitung am Serverstandort in Deutschland
• BLF (Busy Lamp Field), um zu sehen, wer im Team gerade telefoniert
• Apps und Softphones flexibel wählbar
• Fax2Mail, um Faxe per E-Mail zu empfangen
• ab 12,95 € im Monat, mindestens zwei User erforderlich
• 30 Tage kostenlos testen

Nfon

Die Telefonanlage von Nfon heißt Cloudya und richtet sich unter anderem an Teams aus dem Kundensupport, dem Einzelhandel und dem Finanz- und Versicherungswesen. Das Unternehmen arbeitet mit rund 3.000 Partnern zusammen, um Unternehmen eine bedarfsgerechte und skalierbare Kommunikationslösung zu ermöglichen.

Vorteile von Nfon:

• 99,9 % Verfügbarkeit
• Screensharing-Funktion für Videokonferenzen
• CRM-Integration für bis zu 60 Plattformen
• einfache Einrichtung mit 2-Faktor Authentifizierungs-App
• Einhaltung der DSGVO dank deutscher Serverstandorte
• kein fester Vertrag
• 30 Tage kostenlos testen
• Preise gibt es auf Anfrage

Fonial

Der Anbieter Fonial gehört zur EnBW und stellt eine Cloud-Telefonanlage bereit, die nach Angaben des Unternehmens ausfallsicher ist. Mit der Anlage von Fonial kannst du weltweit zum Festnetztarif telefonieren. Spannend für Start-ups: In der Version Fonial free für kleine Teams ist die Anlage kostenlos verfügbar.

Vorteile von Fonial:

• Dashboard mit allen wichtigen Informationen
• einfache Nutzung von Telefonkonferenzen
• automatische Menüführung für Anrufer nutzbar
• mit Einrichtungsassistent
• wichtige Funktionen wie Web2Fax, Fax2Mail und BLF enthalten
• Flatrate für das deutsche Festnetz verfügbar
• ab 0 € pro Monat und User
• 30 Tage kostenlos testen

Vio:Networks

Vio:Networks betreibt eine Cloud-Telefonanlage direkt in Deutschland und ermöglicht so sicheres Telefonieren über das Internet. Kleine Unternehmen mit drei Mitarbeitern können die Anlage genauso nutzen wie große Unternehmen mit bis zu 5.000 Angestellten. Bei dem Anbieter kannst du deinen Vertrag monatlich kündigen.

Vorteile von Vio:Networks

• einfache Umstellung auf die Cloud-Lösung
• intuitives Web-Interface
• Instant Messaging
• ohne zusätzliche Hardware nutzbar
• Server in Deutschland
• 99,9 % Verfügbarkeit
• Grundgebühr ab 5 € pro Monat und Nutzer
• 14 Tage kostenlos testen

Easybell

Bei Easybell bekommt dein Unternehmen eine Telefonie-Komplettlösung aus der Cloud. Das Angebot ist ausgerichtet auf User, die zwischen zwei und 100 Nebenstellen benötigen und die besonders flexibel bleiben möchten. Das Unternehmen gehört zur Dstny-Gruppe aus Belgien, einem Anbieter aus dem Hosting-Bereich.

Vorteile von Easybell:

• bis zu 50 externe Gespräche gleichzeitig führen
• SIP-Trunk inklusive
• keine Mindestvertragslaufzeit und monatlich kündbar
• Rufnummernblöcke ohne monatliche Mehrkosten
• Serverstandort in Deutschland
• ab 9,95 € pro Monat
• 30 Tage kostenlos testen

Starface

Mit seiner Cloud-Telefonanlage richtet sich das Unternehmen Starface an kleine und mittlere Unternehmen. Der Anbieter betreibt neben Cloud-Telefonanlagen unter anderem auch eine VM-Lösung zum Hosting im Unternehmen. Dadurch bist du flexibel, wenn du doch auf eigene Server wechseln willst, statt über die Cloud zu telefonieren.

Vorteile von Starface:

• App für Desktop und Mobile
• Vorwärts- und Rückwärtsmigration zwischen Cloud und eigenen Servern
• hohe Sicherheits- und Redundanzstandards
• White-Label-Lösung verfügbar
• 24/7 Störungshotline
• ab 2,90 € pro Nutzer und Monat
• 14 Tage kostenlos testen

Fazit zu Cloud-Telefonanlagen: Vergleichen lohnt sich

Es gibt unzählige Anbieter von Cloud-Telefonanlagen bzw. VoIP Software-Tools – das liegt nicht nur an der wachsenden Bedeutung von Homeoffice seit der Pandemie, sondern auch an der Abschaltung von ISDN.

An virtueller Telefonie kommt heute besonders in puncto Digitalisierung im Mittelstand kaum noch ein Unternehmen vorbei. Die Frage ist nur: Soll die Telekommunikationslösung selbst gehostet sein oder in der Cloud?

Gerade für junge Unternehmen oder für alle, die ihre Telefonanlage ohnehin modernisieren möchten, sind Cloud-Telefonanlagen eine gute Wahl. Damit gehst du kein Risiko ein, musst keine Serverinfrastruktur aufbauen oder umrüsten und kannst die Anlage flexibel skalieren.

Welchen Anbieter du am Ende wählst, hängt von den Bedürfnissen deines Unternehmens, von der Zahl der Nebenstellen und deinem Geschmack ab. Denn der Funktionsumfang ist bei den meisten Anbietern ähnlich gut. Allerdings gibt es Unterschiede bei der Bedienbarkeit und der Bedienoberfläche.

Hast du schon Erfahrungen mit einer Cloud-Telefonanlage gesammelt? Welches Tool hast du dafür verwendet? Teile deine Eindrücke gerne in einem Kommentar und hilf anderen weiter.

Ich hoffe, mit der Übersicht über die verschiedenen Anbieter von Cloud-Telefonanlagen konnte ich auch dir weiterhelfen. Mehr hilfreiche Tipps für Geschäftsführer, die moderne Kommunikation im Unternehmen umsetzen wollen, findest du im Blog Digital Affin.